Rechnungen

Im Bereich Rechnungen erstellst, verwaltest und versendest du Rechnungen an Eltern und Teilnehmer. Rechnungen können automatisch aus Anmeldedaten berechnet oder manuell erfasst werden.

Rechnungen erstellen

Automatisch aus Teilnehmern

Der einfachste Weg: Wähle im Bereich Teilnehmer die gewünschten Personen aus und klicke auf Rechnung erstellen. Die App berechnet den Betrag automatisch aus:

• Grundbetrag (aus den Einstellungen)
• Aufpreise aus Dropdown- und Checkbox-Feldern des Anmeldeformulars

Haben mehrere Teilnehmer dieselbe Kontakt-E-Mail (z.B. Geschwister), werden sie zu einer Rechnung zusammengefasst. Ein Vorschau-Dialog zeigt, wie viele Rechnungen erstellt werden.

Manuell

Klicke auf + Neue Rechnung direkt im Rechnungsbereich. Du kannst Positionen frei eingeben, eine Kontaktperson auswählen und beliebige Beträge erfassen.

Rechnungsdetails

Jede Rechnung enthält:

• Kontaktperson (Name, E-Mail, Adresse)
• Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
• Einzelne Positionen mit Beschreibung und Betrag
• Gesamtbetrag
• Zahlungsstatus (bezahlt / offen)

Rechnungen bearbeiten

Klicke auf den Stift-Button einer Rechnung, um Positionen, Kontaktdaten oder Daten anzupassen. Du kannst Positionen hinzufügen, entfernen oder per Drag & Drop neu sortieren. Mit Positionen neu berechnen aktualisierst du die Beträge, falls sich Anmeldedaten geändert haben.

Vorschau und PDF

Der Augen-Button öffnet die Rechnungsvorschau. Von dort kannst du das PDF herunterladen – es enthält alle Rechnungsdetails inklusive QR-Einzahlungsschein (sofern eine IBAN in den Einstellungen hinterlegt ist) und dem Lager-Logo.

Rechnung per E-Mail versenden

Über den Vorschau-Button einer Rechnung öffnest du die Rechnungsvorschau und kannst die Rechnung von dort als PDF-Anhang per E-Mail versenden. Voraussetzungen:

• Kontakt-E-Mail muss beim Teilnehmer hinterlegt sein
• E-Mail-Einstellungen (SMTP) müssen konfiguriert sein, oder der globale Server wird verwendet

Der Begleittext der E-Mail kommt aus den Mailvorlagen (Einstellungen → Mailvorlagen → Rechnungen). Du kannst mehrere Vorlagen anlegen (z.B. Erstversand und Zahlungserinnerung), eine davon als Standard markieren und beim Versand pro Rechnung auswählen. Zusätzlich lassen sich Dateien aus den Medien als weitere Anhänge mitsenden.

Als bezahlt markieren

Klicke auf den Bezahlt-Schalter oder das Häkchen-Symbol bei einer Rechnung. Bezahlte Rechnungen werden im Dashboard in der Finanzübersicht entsprechend ausgewiesen.

Massenaktionen

Wähle mehrere Rechnungen über die Checkboxen aus. In der Aktionsleiste stehen zwei Aktionen zur Verfügung:

• Mail senden – versendet alle ausgewählten Rechnungen nacheinander per E-Mail; ein Zähler zeigt den Fortschritt. Optional mit zusätzlichen Anhängen aus den Medien.
• Löschen – entfernt die ausgewählten Rechnungen nach einer Bestätigung

Ansicht auf dem Smartphone

Auf kleinen Bildschirmen wird statt der Tabelle eine kompakte Kartenliste angezeigt – mit denselben Funktionen (bezahlt markieren, Vorschau, Bearbeiten, Löschen).